Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen gjelder for selskapene

  • Finance Professionals Group AS (org.nr. 920 934 803)
  • Finance Professionals Services AS (org.nr. 921 342 403)
  • Finance Professionals Consulting AS (org.nr. 921 342 535)
  • Finance Professionals Staffing AS (org.nr. 921 437 064)

Personvern er retten til et privatliv og til å bestemme over egne personopplysninger. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

Vi behandler personopplysninger som arbeidsgiver, som leverandør av lønn-, regnskaps-, CRM- og konsulenttjenester, i markedsføringsøyemed og i forbindelse med besøk på vår Facebook- side, på vår hjemmeside, https://www.financeprofessionals.no, og i forbindelse med bruk av våre underleverandørers eller våre egne web-tjenester eller applikasjoner.

Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss.

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakte oss:
Finance Professionals Group AS, Elisabeth von Hübschs gate 6, 1534 Moss
E-post: post@financeprofessionals.no 
Telefon: 4000 1553

Kunde og leverandøropplysninger

Vi behandler personopplysninger om kunder og leverandører i tillegg til eventuelt tredjeparter som er nødvendig for å oppfylle og vedlikeholde kunde- og leverandørforholdet samt gjennomføring av kontraktsforpliktelser. Blant opplysninger som behandles er kontaktinformasjon til kontaktpersoner hos kunder og leverandører.

Personopplysningene for kontaktpersoner hos kunder og leverandører lagres i Dropbox, Visma, Sticos, Microsoft Outlook, Microsoft Office og slettes når kunde- og leverandørforholdet er opphørt hvis ikke annet følger av gjeldende lovgivning.

Det rettslige grunnlag for behandling er oppfyllelse av kontrakt, jfr. artikkel 6.1.b i EUs personvernforodning.

Behandling av kunde- og leverandøropplysninger i regnskapsoppdrag der vi er databehandler og kunden er behandlingsansvarlig er regulert i egne oppdrags- og databehandleravtaler.

Potensielle kunder

Vi lagrer kontaktinformasjon til potensielle kunder. Opplysningene er hentet fra offentlige kilder, som virksomheters nettside eller brønnøysundregisteret, eller basert på visittkort eller korrespondanse med representanter for bedriften, samt personer eller bedrifter som har lagt igjen sin informasjon gjennom våre markedsføringskanaler.

Formålet med denne behandlingen av personopplysninger er å drive markedsføring rettet mot potensielle kunder og koordinere dette markedsarbeidet.

Personopplysningene til potensielle kunder lagres i Microsoft Excel, Dropbox og Hubspot og slettes innen 1 år etter siste kontakt, så fremt det ikke etableres et kundeforhold – eller samtykke til videre lagring er gitt.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er samtykke jfr. EUs personvernforodning artikkel 6.1.a.

Personaladministrasjon

Vi behandler personopplysninger som ledd i personaladministrasjon. Blant opplysninger som behandles er personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, opplysninger om pårørende og utdannelse/stillingsnivå.

Lagring og sletterutiner for personalopplysninger om ansatte er beskrevet i personalhåndboken. Personopplysninger om søkere til stillinger er lagret i Dropbox, Webcruiter og Microsoft Office og blir slettet senest 6 måneder etter at vedkommende søkte, med mindre vedkommende blir ansatt eller samtykker til at vi beholder kontaktinformasjonen til eventuelle fremtidige stillinger.

Søknader og vedlegg blir delt internt med relevante personer i rekrutteringsprosessen og videregis ikke til andre utenfor virksomheten.

Det rettslige grunnlag for behandling er oppfyllelse av kontrakt, rettslig forpliktelse eller samtykke, jfr artikkel 6.1.b, 6.1.c eller 6.1.a i EUs personvernforodning.

Behandling av personalopplysninger i regnskapsoppdrag der vi er databehandler og kunde er behandlingsansvarlig er regulert i egne oppdrags- og databehandleravtaler.

Nettside

Vi, og enkelte av våre systemleverandører samler inn anonymiserte opplysninger om besøkende til nettsidene våre. Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Formålet med er å se om brukere finner den informasjon de søker, for å forbedre nettsidene og som grunnlag for statistikk.

Vi benytter ulike typer lokal lagring gjennom bruk av cookies, som enten slettes fortløpende (sesjons-cookies) eller som lagres permanent i din nettleser inntil et nærmere fastsatt tidspunkt (permanente cookies). 

Det rettslige grunnlag for behandling er interesseavveining, jfr artikkel 6.1.f i EUs personvernforodning

Når du gir oss samtykke til det, samler vi også inn personopplysninger som kan spores tilbake til deg.

Det rettslige grunnlag for behandling er samtykke, jfr artikkel 6.1.a i EUs personvernforodning.

IT-drift og Sikkerhet

Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold.

Det rettslige grunnlag for behandling er interesseavveining og vår rettslige forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jfr artikkel 6.1.f og 6.1.c i EUs personvernforodning.

Kundekontroll

Som autorisert regnskapsbyrå er vi pålagt å gjennomføre kundetiltak som omhandler personopplysninger i henhold til Hvitvaskingsloven. Behandling av personopplysninger knyttet til kundekontroll kan innebære behandling av sensitive personopplysninger.

I henhold til Hvitvaskingsloven lagres opplysningene i egne databaser beskyttet mot uautorisert tilgang minst 5 år etter at kundeforholdet er avsluttet eller transaksjonen gjennomført. Dokumentene og opplysningen slettes innen ett år etter at oppbevaringsplikten opphører.

Under visse omstendigheter er vi også pålagt å utlevere opplysninger til Økokrim, eksempelvis dersom det foreligger mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling.

Det rettslige grunnlag for behandling er rettslig forpliktelse jfr artikkel 6.1.c i EUs personvernforodning.

Informasjonskapsler (Cookies)

Informasjonskapsler er små datafiler som et nettsted eller en app lagrer på harddisken eller smarttelefonen din. Informasjonskapsler kan for eksempel huske at du har besøkt et nettsted, huske preferansene dine og samle bruksinformasjon. Hvis du sletter eller blokkerer informasjonskapsler risikerer du at brukeropplevelsen reduseres.

Du har muligheten til å blokkere eller slette informasjonskapsler via innstillingene i nettleseren din.

Les om hvordan du administrerer informasjonskapsler

Dataminimering

Vi samler inn, behandler og oppbevarer kun de personopplysningene som er nødvendige av hensyn til spesifikke, uttrykkelige, angitte og legitime formål.

Opplysninger holdes oppdatert

Da vår tjeneste er avhengig av at dine opplysninger er korrekte og oppdaterte, ber vi deg opplyse oss om relevante endringer i dine opplysninger. Du kan benytte kontaktopplysningene ovenfor til å sende oss en beskjed om dine endringer. Da vil vi sørge for å oppdatere dine personopplysninger. Hvis vi selv blir oppmerksomme på at opplysningene ikke er korrekte, oppdaterer vi opplysningene dine og gir deg beskjed om dette.

Lagring av personopplysninger

Opplysningene lagres så lenge det er tillatt i henhold til lovgivningen og slettes eller anonymiseres når de ikke lengre er nødvendige for formålet de ble innhentet for.

Utlevering av opplysninger

Vi vil kunne dele personopplysninger med våre underleverandører, herunder IT-leverandører, dersom det er nødvendig for å levere den avtalte tjeneste. Vi vil imidlertid aldri selge eller utlevere personlige opplysninger til en tredjepart for bruk av informasjon til andre formål enn beskrevet i denne personvernerklæringen.

Personopplysninger kan bli overført til virksomheter utenfor EU/EØS-området. I slike tilfeller vil vi imidlertid sørge for at enhver overføring av personopplysninger er underlagt garantier som sikrer at personopplysningene blir behandlet i tråd med den personvernlovgivning som gjelder innenfor EU/EØS-området og ellers i henhold til retningslinjene fastsatt i denne personvernserklæringen. Dette innebærer at dine personopplysninger ikke vil bli overført til land utenfor EU/EØS-området uten at dette skjer i henhold til EUs standardavtaler, EU-US Privacy Shield-rammeverket eller et annet grunnlag som etter gjeldende personvernlovgivning legitimerer overføringen. 

Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside

Dine rettigheter

Du kan gjøre bruk av dine rettigheter ved å henvende deg til oss på post@financeprofessionals.no eller tlf 4000 1553.

Du har til enhver tid rett til å få opplyst hvilke opplysninger vi behandler om deg. Les mer om retten til innsyn.

I mange tilfeller har vi ha en plikt til å slette dine personopplysninger. Dette gjelder f.eks. hvis du trekker et samtykke tilbake eller hvis du mener at dine opplysninger ikke lenger er nødvendige i forhold til det formålet som vi hentet dem inn til. Les mer om sletting.

I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg. Les mer om retten til begrensning

I noen situasjoner har du rett til å protestere mot at personopplysningene dine behandles. Les mer om å protestere.

Du har mulighet for at benytte deg av dataportabilitet hvis du ønsker at dine opplysningene skal bli flyttet til en annen behandlingsansvarlig eller databehandler. Les mer om dataportabilitet.

Du har mulighet til å klage over vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet. Les mer om klage.